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    企业内部如何有效沟通

      无论从事什么职业,会计师、工程师、培训师,还是投资顾问,员工多半要在沟通上花掉大部分的时间。沟通做得比较好的员工一般会被委以重任,会不断升职,会获得事业上的成功。而那些沟通得不够好的员工就得不到这些。因此,对企业来说,当务之急是要确保员工掌握了有效沟通的方式与方法。
      不幸的是,信息沟通渠道越来越多,员工对于如何有效沟通却越来越茫然。根据一项研究,普通知识型员工每天需要管理200多条信息;39%的知识型员工平均每天有六次或六次以上要被信息打扰;27%的员工必须分心去处理大量信息;而有19%的员工表示,他们收到的信息太多,已经难以招架。

    信息为何泛滥
      造成这种所谓“信息泛滥”的原因有很多,也各不相同,总的来说有以下几种。
      ●沟通方式因人而异。公司无法强行要求员工使用什么样的沟通工具,因为这是一个因人而异的决定。
      ●沟通工具日渐增多。每一种新技术,都是对原有工具的丰富。在电子邮件被广泛使用的时候,传真机并没有惨遭淘汰。所以现在员工至少可以使用16种信息交流方式,从普通的邮局信件到即时通讯工具,可谓五花八门。
      ●地理位置各不相同。住在不同国家的人在使用沟通工具方面具有不同的偏好。例如,在美国,由于有多个时区,因此人们喜欢用电子邮件来沟通;而英国只有一个时区,所以人们更爱用手机。
      ●工作负担越来越重。普通知识型员工平均每周要应对17个项目,而每个项目都需要沟通。
      ●工作安排日渐灵活。远程工作以及其他非传统的工作安排,已经使人们越来越需要保持联系并随时获取信息。
      ● 公司规模有大有小。公司规模越大,越可能催生各式的信息交流系统。

    邮件为何堆积
      信息交流系统的膨胀已经很成问题了,而电子邮件所带来的麻烦也不应小觑。最近做的一项研究表明,员工收到的电子邮件中,有三分之一与正在做的工作没有关系。如果公司有100位员工,那么每年处理这些无关信息总共就要花掉15,000个小时,或者说420,000美元。如果员工数量增加到5,000人,那么工作效率方面的损失就会达到750,000个小时,等价于2,100万美元。与此同时,随着电子邮件的大量使用,面对面交流这种非常重要的沟通方式,尤其是在传达坏消息以及劝说他人时应该采用的方法,现在却用得越来越少了。

    那么工作中的电子邮件为什么会增加呢?除开垃圾邮件的因素之外,主要原因有以下几个方面。
      ●员工将电子邮件抄送给所有他们能够想到的人,确保大家都知道他们答应的事情已经做了。
      ●主管不想和员工当面交涉。负面的绩效评估报告,甚至是解雇信,都已经通过电子邮件的方式向员工传达了。
      ● 员工收到电子邮件后,不假思索地“回复所有人”而不是“回复”,结果把邮件回复了所有收到原始邮件的人,而不只是目标收件人。
      ● 员工对原始邮件不做任何编辑修改就直接回复,因此很多邮件长得成了拉洋片,既无用处,读起来又费力。
      ● 管理层认为,电子邮件比其他信息沟通方式的成本更低,因此应该取代所有其他的沟通渠道。

    建立沟通部门
      谁应该负责建立并指导员工在公司内部的信息沟通方式呢?是人力资源部门,IT部门,还是邮件收发室?在很多公司,可能的结果是,没有人对此负责。
      今天,公司对沟通缺乏统一管理的惟一可能的解释就是:管理层认为这不值得去管理。他们认为,员工之间采取什么方式传递信息属于鸡毛蒜皮的小事,帮助员工有效沟通是非生产性的活动,投入时间、资金或人力等资源又不会提高利润。
      大错特错!许多公司最关键的成功要素,无论是生产率还是创新,其核心就是沟通。沟通才是创新的基??!
      现在你知道是怎么回事了。也就是说,除非有人负起责任来,否则信息泛滥现象是不会好转的,它只会变得更糟。
      话虽如此,重要的还是要成立沟通部门,让其负责公司的信息沟通任务。公司希望所有员工能够分享共同的理念、目标、信仰、知识和信息,而沟通部门就是这一任务的正式执行机构。这是沟通人员的工作,这是他们的专长,在帮助公司其他人掌握沟通技巧方面,没有人比他们更有资格了。
      沟通不属于IT部门的工作范畴。IT部门的任务是确保电缆连接正确,让那些二进制代码能够畅通无阻地传输。也不是人力资源部门的工作,人力资源部是要吸引和留住公司需要的人才。

    实施四个步骤
      将整个公司的沟通任务交给沟通部门绝不是一项简单的工作,必须认真进行规划。沟通部门可能会利用现有资源来处理大部分工作,但是你可能还需要增加人手和预算以做好这项新工作。
      向沟通部门委以负责沟通工作的任务,包括四个重要步骤:第一步要确立目标;第二步要制定战略;第三步要设立可衡量的分目标;最后是拿出具体的实施方案。
      1、确立目标。将沟通工作交付给一个部门时,首先应该为这个部门确立工作目标。这一目标与沟通计划中的目标非常类似,是你所追求的总体的、最终的目标。下面列举一些例子。
      ● 解决电子邮件问题。改善电子邮件的使用现状,使其成为提高工作效率的工具,而不是影响效率的绊脚石。
      ● 改进员工的沟通习惯。无论是对个人还是对公司的成就而言,沟通的影响都是巨大的。
      ● 解决总体沟通问题。提供沟通的工具,以及使用这些工具的方法,既能够满足公司的需求,也是公司创新和提高效率的基础。

    日期:2017-12-09【 】人气指数:
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